PRIVAATHEIDSBELEID

Nukleus is ‘n afstandsonderrig lesmateriaal verskaffer wat in die tuisskool sektor kliënte diens, dus moet Nukleus voldoen aan die vereistes uiteengesit in die Wet om persoonlike inligting van kliënte te beskerm.

Die Wet vereis dat Nukleus hul kliënte in kennis sal stel hoe hul persoonlike inligting gebruik, gedeel en vernietig word.

Nukleus waarborg hul toewyding om alle kliënte en verskaffers se privaatheid en persoonlike inligting te beskerm en te verseker dat persoonlike inligting sekuur gestoor word en gebruik word vir die doeleindes soos uiteengesit in die Nukleus aansoekvorm en ooreengekom met die
kliënt.

Hierdie beleid sal op aanvraag beskikbaar wees op die Nukleus webtuiste www.nukleus.co.za.

Artikel 9(1) van POPIA vereis die volgende:

“Personal information must be processed—

1. lawfully; and

2. in a reasonable manner that does not infringe the privacy of the data
subject”

Nukleus versamel en prosesseer persoonlike inligting met betrekking tot die kliënt se behoeftes. Ouers en voogde skryf hul kinders in vir tuisskoolpakette en Nukleus versamel alle persoonlike inligting van beide die ouer/voog en die leerder. Hierdie inligting word alleenlik benut vir die bogenoemde doeleindes om die beste diens vir die kliënt te kan lewer. Voorbeelde van persoonlike inligting wat Nukleus versamel sluit in, maar is nie beperk tot die volgende:

• Naam en Van
• Identiteitsnommers / Geboortesertifikate
• Fisiese adres
• Pos / Versendingsadres
• Vorige skoolrapporte van die leerder
• Skool oorplasingsertifikate
• Geslag
• Nasionaliteit
• Kontaknommers (Huis, werk en selfoon)
• E-pos adresse
• Ouer / Voog se verwantskap tot die leerder
• Kerk / Gemeenteverband
• Ander familielede by Nukleus ingeskryf
• Gestremdhede / Spesiale behoeftes van leerders
• Bevolkingsopdeling
• Bankbesonderhede

Nukleus mik om ‘n ooreenkoms met alle diensverskaffers (koerier, Postnet, Colourtech, ens.) in plek te hê om te verseker dat daar wedersydse begrip is met betrekking tot die beskerming van persoonlike inligting van Nukleus se kliënte. Diensverskaffers betrokke is onderhewig aan dieselfde wetgewing (POPIA).

Met die toestemming van die kliënt soos in die Nukleus aansoekvorm uiteengesit, word aan Nukleus toestemming verleen om persoonlike inligting te deel met diensverskaffers wat direk betrokke is in die proses om vir die kliënt ‘n diens te kan lewer.

Die kliënt se persoonlike inligting sal slegs gebruik word vir die doeleindes hierin uiteengesit met dien verstande dat die kliënt aan Nukleus magtiging gee om die persoonlike inligting vir doeleindes hierin te gebruik deur ondertekening van die aansoekvorm.

Persoonlike inligting kan gebruik word vir die volgende doeleindes:

• Lewering van ‘n tuisskoolpakket
• Advies en assessering vanaf Vakhoofde / Onderwysers
• Registrasie van ‘n leerder op EDUPAC
• Nukleus boekaankope
• Inligting aan kliënte, kontak en navrae vanaf Nukleus beamptes
• Inligting vir versending voorsien aan die koerier maatskappy
• Bevestiging van wettige ouer / voog
• Met betrekking tot regsgedinge
• Rekordhouding doeleindes
• Wolkskool registrasies
• Versending van finansiële dokumentasie
• Deel van persoonlike inligting wanneer dit wetlik van Nukleus vereis word

Na aanleiding van Artikel 11 van die Wet mag persoonlike inligting net geprosesseer word indien daar aan die volgende vereistes voldoen word:

• Die kliënt die nodige toestemming gegee het om die inligting te bekom, gebruik
  en te stoor. Vir die bogenoemde vereiste moet die Nukleus aansoekvorm
  volledig voltooi en onderteken word. Alle addisionele dokumentasie moet ook
  saam met die aansoek ingestuur word voor leerders geregistreer kan word.
• Wanneer die prosessering van persoonlike inligting in die beste belange van
  die kliënt is met die diens wat Nukleus lewer.

Nukleus mag persoonlike inligting van hul kliënte verskaf aan alle diensverskaffers wat betrokke is by die proses om vir die kliënt ‘n diens te lewer. Hierdie diensverskaffers sluit derde party diensverskaffers in soos Skole-ondersteuningsentrum (Solidariteit – Wolkskool personeel).

Nukleus mag persoonlike inligting van hul kliënte verskaf wanneer dit wetlik van Nukleus vereis word of om die regte van Nukleus te beskerm.

Nukleus mag persoonlike inlilgting buite die grense van Suid-Afrika gebruik in die geval waar dit nodig is vir Nukleus om die diens te lewer aan die kliënt wat die kliënt versoek.

Die Wet vereis dat instansies die persoonlike inligting van hul kliënte bewaar. Die Nukleus Direksie, finansiële departement en Nukleus beamptes is verantwoordelik om te verseker dat die nodige sekuriteitsprotokol en kontroles in plek is om persoonlike inligting van kliënte veilig te bewaar.

Die volgende prosedures is in plek:

• • Nukleus se inligtingsbeampte, huidiglik Jaco Nortje is verantwoordelik om toe
    te sien dat Nukleus personeel hierdie beleid verstaan en sover prakties
    moontlik te implementeer. Marlene Rheeder sal Jaco Nortje ondersteun in sy
    pligte as Inligtingsbeampte.
  • Nukleus personeel sal jaarliks opleiding ontvang om te verseker dat hierdie
    beleid en prosedures gevolg word. Nuwe werknemers sal ook opleiding
    ontvang met aanvang van diens.
  • Nukleus personeel word kontraktueel verbind aan die vereistes van die Wet
    soos uiteengesit in die “NDS-KOR-1-4-1 – Nukleus Diensooreenkoms”.` Alle elektroniese inligting word gestoor op die volgende platforms:

• • • • Nukleus Server (Google Drive for Gsuite)
      • EDUPAC
      • Nukleus rugsteun hardeskyf

Die bogenoemde inligting is net beskikbaar vir Nukleus personeel en word deur middel van sagteware, wagwoorde en ander sukuriteitsprotokolle beskerm.

Daar word van Nukleus diensverskaffers vereis om teen Augustus 2021 ‘n diensvlakooreenkoms aan Nukleus te voorsien waarin hul instem om die persoonlike inligting van Nukleus se kliënte te beskerm.

Jaco Nortje
016 931 1727
jaco@nukleusonderwys.co.za

Elke Nukleus kliënte het die reg om toegang te verkry tot sy of haar persoonlike inligting wat Nukleus aanhou. Kliënte kan skriftelik versoek dat persoonlike inligting verander, reggestel of vernietig moet word. Wanneer ‘n kliënt aan Nukleus ‘n skriftelike kennisgewing voorsien dat persoonlike inligting nie meer geprosesseer mag word nie, sal Nukleus daardie inligting vernietig en vir geen doeleindes meer gebruik nie. Alle data sal wel gestoor word vir die retensie periode soos uiteengesit in 6.1.7.

Nukleus sal sover prakties moontlik redelike stappe neem om die identiteit van kliënte te bevestig voor persoonlike inligting telefonies of per e-pos gedeel word.

Dokumente moet gestoor word vir rekordhouding indien dit in toekomstige maatskappy navrae of bedrywighede benodig word. Dit kan ook nodig wees in regsgedinge wat moontlik kan ontstaan. Nukleus moet die maatskappy se belange beskerm en sal alle konfidensiële dokumentasie en elektroniese transaksies (e-posse, finansiële state, betalings, ens.) stoor vir ‘n periode van 7 jaar.